Waarom automatiseren?
Elke minuut die je besteedt aan het overtypen van een bonnetje of het handmatig matchen van een betaling, is verspilde tijd. Automatisering zorgt voor minder fouten, real-time inzicht in je cijfers en vooral: heel veel tijdwinst.
Stap 1: kies een modern cloud-boekhoudpakket
De basis van een geautomatiseerde administratie is een goed cloud-boekhoudpakket (zoals Exact Online, Twinfield of Snelstart). Excel is geen boekhoudpakket. Zorg dat het pakket beschikt over een mobiele app en een open API, zodat het kan praten met andere software.
Stap 2: koppel je zakelijke bankrekening
Dit is de grootste quick-win. Door een automatische bankkoppeling in te stellen, worden al je bij- en afschrijvingen dagelijks automatisch in je boekhouding geladen. Je hoeft nooit meer handmatig MT940-bestanden te downloaden en uploaden.
Stap 3: automatiseer je inkoopfacturen
Gebruik de scan- en herkenfunctie van je software. Hoe werkt dit?
- Je krijgt een speciaal e-mailadres voor je boekhouding.
- Je laat leveranciers hun facturen direct naar dit adres mailen, of je stuurt ze zelf door.
- De software leest de PDF uit en herkent automatisch het bedrag, de btw, de datum en de leverancier.
- Jij hoeft de boeking alleen nog maar met één klik goed te keuren.
Stap 4: koppel je verkoopkanalen
Heb je een webshop (Shopify, WooCommerce) of een kassasysteem? Koppel deze dan aan je boekhouding. Elke bestelling wordt dan automatisch als verkoopfactuur in je boekhouding gezet, inclusief de juiste btw-tarieven. Dit scheelt uren overtypen.
Stap 5: automatisch debiteurenbeheer
Stel automatische herinneringen in voor facturen die over de datum zijn. De software checkt of de factuur al betaald is — dankzij de bankkoppeling — en stuurt indien nodig na bijvoorbeeld 14 dagen automatisch een vriendelijke herinnering naar de klant.
Gerelateerde artikelen
Automatisering
Boekhouding automatiseren voor ZZP’ers: 3 snelle winsten.
Als ZZP'er ben je de directeur, de uitvoerder én de administratief medewerker. Je tijd is schaars. Door je boekhouding slim in te…
Lees artikel
Kosten
Wat kost een boekhouder eigenlijk? Een eerlijke blik op de tarieven.
Het is een van de meest gestelde vragen door startende ondernemers: "Wat kost een boekhouder?" Het eerlijke antwoord is dat dit sterk…
Lees artikel
Boekhouding
Je boekhouding uitbesteden of zelf doen? De voor- en nadelen.
Als startende ondernemer sta je voor de keuze: ga je zelf aan de slag met je boekhouding of besteed je het uit…
Lees artikel